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グラスランドトレーディング合同会社(以下「当社」といいます。)は、個人情報の保護に関する法律および関連するガイドライン等を遵守し、お客様の個人情報を適切に取り扱います。以下に、当社における個人情報の取り扱いについて説明いたします。

制定日:2025年1月1日

1. 個人情報保護管理者

個人情報保護管理者:COO Misa Hodgson

連絡先:misa@grasslandtrading.com

責任範囲:当社が取り扱う個人情報の管理・保護に関する業務全般

2. 収集する個人情報の項目

当社では、以下の個人情報を収集する場合があります:

基本情報

  • 氏名(フリガナ含む)
  • 会社名・所属部署
  • 役職・肩書
  • 住所(会社住所・個人住所)
  • 電話番号(携帯電話番号含む)
  • FAX番号
  • メールアドレス

取引関連情報

  • 取引履歴・内容
  • 商品・サービスの利用状況
  • お問い合わせ内容・履歴
  • 契約に関する情報
  • 支払い・請求に関する情報

その他の情報

  • アンケート回答内容
  • セミナー・イベント参加履歴
  • ウェブサイトアクセス情報(Cookie等)
  • その他営業活動上必要となる情報

3. 個人情報の利用目的

収集した個人情報は、以下の目的のために利用いたします:

営業・販売活動

  • 商品・サービスのご提案
  • 見積書・提案書の作成・送付
  • 営業活動における顧客管理

顧客サポート

  • お問い合わせへの回答
  • アフターサービスの提供
  • 技術サポート・コンサルティング

契約・取引管理

  • 契約の締結・履行
  • 代金の請求・回収
  • 取引記録の管理

情報提供

  • 新商品・サービス情報の提供
  • 業界動向・法規制情報の提供
  • セミナー・イベント情報の案内

業務改善

  • サービス品質の向上
  • 顧客満足度調査
  • マーケティング分析

法令遵守

  • 法令に基づく報告・届出
  • 輸出入に関する法的手続き
  • その他法的義務の履行

4. 個人情報の安全管理措置

当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損の防止その他の個人情報の安全管理のため、以下の措置を講じています:

技術的安全管理措置

  • アクセス制御システムの導入
  • データの暗号化
  • ウイルス対策ソフトウェアの導入
  • ファイアウォールの設置

組織的安全管理措置

  • 個人情報保護管理者の設置
  • 従業者への教育・研修の実施
  • 個人情報の取扱いに関する規程の策定
  • 定期的な点検・監査の実施

物理的安全管理措置

  • 個人情報を取り扱う区域への入退室管理
  • 個人情報を含む書類の施錠管理
  • 機器・電子媒体の盗難防止

人的安全管理措置

  • 従業者との秘密保持契約の締結
  • 個人情報保護に関する教育の実施
  • 職務権限の明確化

5. 個人情報の委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。委託先には、個人情報保護に関する契約を締結し、適切な監督を行います。

主な委託先

  • IT システム運用・保守事業者
  • データ入力・処理事業者
  • 郵送・配送事業者
  • 会計・税務関連事業者

6. 個人情報の開示・訂正・削除等について

お客様は、当社が保有するご自身の個人情報について、以下の権利を有します:

開示請求

保有している個人情報の内容を確認することができます

訂正・追加・削除請求

個人情報の内容が事実でない場合、訂正・追加・削除を請求できます

利用停止・消去請求

個人情報の利用停止または消去を請求することができます

第三者提供停止請求

第三者への個人情報提供の停止を請求することができます

請求手続き

上記の請求を行う場合は、以下の方法でご連絡ください:

  • 請求方法:書面、電話、メールでの受付
  • 本人確認:運転免許証、パスポート等の身分証明書の提示
  • 回答期間:請求受付後、原則として1ヶ月以内
  • 手数料:開示請求については1件につき1,000円(税込)

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を以下の期間保存いたします:

  • 顧客情報:取引終了後5年間
  • お問い合わせ履歴:対応完了後3年間
  • 契約関連書類:法令に定める期間(原則7年間)
  • その他の情報:利用目的達成後速やかに削除

8. お問い合わせ窓口

個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ・ご相談は、下記窓口までご連絡ください:

グラスランドトレーディング合同会社

個人情報保護管理者:COO Misa Hodgson

所在地:〒450-0002 愛知県名古屋市中村区名駅3-4-10 アルティメイト名駅1st 2階

電話番号:052-501-3626

メールアドレス:misa@grasslandtrading.com

受付時間:平日9:00-18:00(土日祝日を除く)